1. Co to jest Due Diligence?
2. W jaki sposób VDR wspomaga badanie Due Diligence?
3. Kiedy powinienem rozważyć zastosowanie VDR?
4. Czy VDR sprzedawany jest na licencji?
5. Czy aplikacja VDR wymaga wdrożeń?
6. Czy użycie VDR wymaga wiedzy informatycznej ze strony klienta lub posiadania wewnętrznego działu IT?
7. Czy każdy, kto będzie chciał, otrzyma dostęp do aplikacji VDR?
8. Czy jeden użytkownik widzi, że do VDR mają dostęp tez inne osoby? Czy widzi kto to jest?
9. Czy każdy użytkownik widzi dokładnie tą samą zawartość w aplikacji VDR?
10. Co w sytuacji kiedy firma posiada wszystkie dokumenty tylko w wersji papierowej?
11. Czym VDR różni się od aplikacji Sharepoint?
12. Czym VDR różni się od aplikacji do zarządzania dokumentacją?
13. Czy nie szybciej i łatwiej wysłać dokumenty e-mailem zamiast używać VDR?
14. Jaką mam pewność, że po zakończeniu Due Diligence dokumenty zostaną skutecznie usunięte z VDR?
15. Kto ma dostęp do dokumentów w ramach VDR?
 

1. Co to jest Due Diligence?

Due Diligence to proces badania dokumentacji firmowej przez zewnętrzne podmioty, najczęściej inwestorów zainteresowanym zakupem danej spółki.

Podczas Due Diligence weryfikacji podlegają przedstawione w memorandum informacyjnym informacje oraz identyfikowane zostają potencjalne ryzyka związane z transakcją, których zabezpieczenie będzie elementem dalszych negocjacji. Due diligence wykonuje się zwykle przed zakupem udziałów i akcji, przedsiębiorstw, ich zorganizowanych części, podjęciem decyzji o łączeniu, przekształceniach, a także podjęciem decyzji w zakresie innych inwestycji o charakterze kapitałowym. Due diligence pozwala na podjęcie przez potencjalnych inwestorów racjonalnych i optymalnych decyzji.

Badanie Due diligence wykonywane jest przez wyspecjalizowane zespoły wynajęte przez inwestorów, złożone ze specjalistów posiadających wysoką wiedzę merytoryczną w zakresie finansów, podatków, prawa handlowego, prawa cywilnego, prawa pracy i jeżeli to niezbędne innych dziedzin. Wyniki Due diligence mają często podstawowy wpływ na ocenę rzetelności wyceny badanego podmiotu oraz ocenę opłacalności i wielkości ryzyka związanego z inwestycją.

2. W jaki sposób VDR wspomaga badanie Due Diligence?

Due Diligence w formie tradycyjnej odbywa się w fizycznych pomieszczeniach, w których gromadzone są wszystkie dokumenty dotyczące spółki (często setki segregatorów), które następnie analizowane są przez zespoły doradców  wynajętych przez inwestorów zainteresowanych kupnem danej spółki. Przeprowadzenie badania w takiej formie, szczególnie w czasach kiedy inwestorzy często pochodzą spoza Polski lub dokumentacja spółki jest rozproszona w wielu oddziałach, jest czasochłonne, kosztowne oraz kłopotliwe dla obu stron transakcji.

VDR umożliwia udostępnianie dokumentów w ramach procesu due diligence w formie elektronicznej, co umożliwia usprawnienie procesu (raz zeskanowany dokument może być wielokrotnie wykorzystywany, bez potrzeby powtórnego druku czy kserowania), powoduje podniesienie jego konkurencyjności (daje możliwość prowadzenia badań przez kilku potencjalnych inwestorów równocześnie), a także zapewnia dużo wyższy poziom bezpieczeństwa (dostęp do dokumentów przy użyciu bezpiecznego protokołu przesyłania tylko dla  autoryzowanych użytkowników, możliwa jest pełna kontrola nad procesem dzięki raportom aktywności inwestorów).

3. Jak mogę ocenić czy VDR jest rozwiązaniem dla mnie?

Virtual Data Room przyniesie Tobie wymierne korzyści, kiedy:

1. Poszukujesz możliwości dokapitalizowania Spółki lub jej sprzedaży (Fuzje i przejęcia, IPO, New Connect) lub koordynujesz akwizycje dokonywane przez Twoją firmę
2. Doradzasz Spółkom przy Fuzjach i Przejęciach (głównie po stronie Zbywcy, ale także po stronie Inwestora)
3. Jesteś inwestorem instytucjonalnym (firmą deweloperską, funduszem inwestycyjnym), który:
   - zarządza portfelem nieruchomości w imieniu i na rzecz swoich właścicieli i/lub
   - planuje wyjście z inwestycji bądź restrukturyzację portfela poprzez sprzedaż pojedynczej nieruchomości, sprzedaż portfolio składającego się z wielu projektów,  zbycie samego budynku, zbycie całej spółki celowej.
4. Koordynujesz  audyty (sprawozdań finansowych i inne)

Ad 1. Kiedy to ty chcesz sprzedać swoją spółkę, VDR pozwoli Ci przede wszystkim na:

• Dotarcie do szerszego grona inwestorów
• Zwiększenie wycen twojej spółki (więcej inwestorów => większa konkurencja => wyższe wyceny)
• Skrócenie czasu potrzebnego do zamknięcia transakcji
• Udostępnienie dokumentów wszystkim inwestorom jednocześnie, z możliwością decydowania kto będzie miał dostęp do jakich dokumentów
• Kontrolę przebiegu procesu sprzedaży i monitorowanie tego, który inwestor jest najbardziej zainteresowany transakcją
• Polepszenie wizerunku spółki jako firmy zorganizowanej i nowoczesnej
• Zaoferowanie inwestorom nowoczesnego, a jednocześnie prostego narzędzia i zapewnienie komfortowego udziału w transakcji

Kiedy koordynujesz procesy  akwizycji innych podmiotów, VDR zapewni:

• Komfortowe warunki pracy dla zespołu Twoich doradców
• Łatwy dostęp do dokumentów przedstawionych w przejrzystej strukturze
• Dostęp do dokumentów badanej spółki 24/7/365 z dowolnego miejsca na Ziemi
• Skrócenie czasu przebadania dokumentacji spółki, a tym samym skrócenie czasu potrzebnego do podjęcia decyzji o akwizycji
• Kontrolę nad pracą zespołu Twoich doradców
• Kontrolę nad kosztami usług doradczych

Ad. 2 Jeśli jesteś doradcą inwestycyjnym Spółek po stronie Zbywcy, VDR pozwoli Ci:

• Łatwo i szybko zorganizować badanie Due Diligence
• Uniknąć zakłóceń działalności operacyjnej w siedzibie Spółki
• Udostępnić dokumenty wszystkim inwestorom jednocześnie
• Zapewnić komfortowe warunki pracy dla inwestorów i ich doradców
• Kontrolować zaangażowanie inwestorów w transakcję
• Kontrolować ryzyko związane z udostępnianiem poufnych dokumentów podmiotom zewnętrznym
• Zaprosić nowych inwestorów do transakcji bez ponoszenia dodatkowych kosztów
• W łatwy sposób wykluczyć wybranych inwestorów z transakcji
• Elastycznie i na każdym etapie transakcji decydować o tym kto do jakich dokumentów otrzyma dostęp

Jeśli jesteś doradcą inwestycyjnym Spółek po stronie Inwestora, VDR pozwoli Ci:

• Zapewnić komfortowe warunki pracy dla Twojego zespołu
• Zarządzać pracą zespołu i monitorować postępy prac
• Na łatwy i ustrukturyzowany dostęp do dokumentów 24/7/365 z dowolnego miejsca na Ziemi
• Wyeliminować czasochłonne, kosztowne i uciążliwe podróże do siedziby i oddziałów Spółki
• Skrócić czas potrzebny na przebadanie dokumentacji Spółki

Ad. 3  Jeśli zarządzasz nieruchomościami komercyjnymi i/lub planujesz wyjście z inwestycji, VDR pozwoli ci:

• stworzenie centralnego, bezpiecznego repozytorium danych, dostępnego dla autoryzowanych osób 24h na dobę 7 dni w tygodniu, z dowolnego miejsca na ziemi
• udostępnienie w tym samym czasie, uzgodnionego, często zróżnicowanego zbioru informacji poszczególnym podmiotom (nierzadko pracującym w geograficznie oddalonych lokalizacjach)
• kontrolowane aktualizowanie zbioru udostępnianej dokumentacji
• różnicowanie praw dostępu do informacji dla poszczególnych użytkowników (właścicieli, zarządców, audytorów, biegłych, radców prawnych, rzeczoznawców, kupujących)
• śledzenie aktywności wszystkich użytkowników
• odpowiadanie z jednego scentralizowanego miejsca na pytania pojawiające się od kupujących
• wykorzystanie automatycznych raportów jako materiału dowodowego na wypadek ewentualnych sporów w przyszłości

Ad. 4  Jeśli przeprowadzasz audyty spółek, VDR pozwoli Ci:

• Ograniczyć wyjazdy zespołu do siedziby spółki do niezbędnego minimum
• Zmniejszyć koszty przeprowadzenia audytu
• Zapewnić audytorom komfortowe warunki pracy i dostęp do dokumentów 24/7/365 dni z dowolnego miejsca
• Monitorować pracę zespołu i jej postępy i zarządzać tą pracą

4. Czy VDR sprzedawany jest na licencji?

Nie. VDR oferowany jest w formie usługi, która polega na udostępnieniu aplikacji VDR przy użyciu przeglądarki internetowej na określony czas pod realizację konkretnego projektu. W trakcie realizacji projektu zapewnione jest także wsparcie organizacyjne dla klienta oraz wsparcie techniczne dla wszystkich użytkowników VDR. Po zakończeniu projektu dostęp do aplikacji jest zabierany wszystkim użytkownikom, a jej zawartość trwale usuwana.

5. Czy aplikacja VDR wymaga wdrożeń?

Nie. Jest to aplikacja internetowa, udostępniania w formie usługi i nie wymaga wdrożeń po stronie klienta, ani instalacji żadnego oprogramowania na komputerach użytkowników. Aby korzystać z aplikacji wymagany jest tylko dostęp do Internetu oraz przeglądarka internetowa. Usługa udostępniania jest niezwłocznie po zgłoszeniu zapotrzebowania przez klienta  – standardowy czas to 24 godziny od podpisania umowy (czas ten może zostać skrócony do kilku godzin na specjalne życzenie klienta).

6. Czy użycie VDR wymaga wiedzy informatycznej ze strony klienta lub posiadania wewnętrznego działu IT?

Nie. Nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczna. Użytkownik musi posiadać jedynie podstawowe umiejętności w zakresie obsługi komputera i przeglądarki internetowej. Z uwagi na to, że aplikacja nie wymaga wdrożeń, ani konfiguracji oprogramowania na komputerach użytkowników, dział IT także nie jest potrzebny. Ponadto, VDR oferowany jest w komplecie ze wsparciem technicznym dla użytkowników, więc jeśli pojawi się zgłoszenie techniczne, zostanie on szybko rozwiązany przez nasz zespół.

7. Czy każdy, kto będzie chciał, otrzyma dostęp do aplikacji VDR?

Nie. Dostęp do aplikacji mają tylko autoryzowani użytkownicy. Lista osób definiowana jest przez klienta. Na jej podstawie tworzone są konta użytkowników, które po zakończeniu projektu są dezaktywowane.

8. Czy jeden użytkownik widzi, że do VDR mają dostęp też inne osoby? Czy widzi kto to jest?

Nie. Wyjątkiem jest grupa zarządzająca projektem, która posiada uprawnienie dzięki któremu widzi wszystkie osoby mające dostęp do aplikacji. Taka grupa ma również możliwość śledzenia aktywności wszystkich użytkowników (kto kiedy się zalogował, jakie dokumenty oglądał i jak długo).

Pozostali użytkownicy nie wiedzą o swoim istnieniu. Pozwala to Kierownikowi Projektu udostępnić dokumentację wielu inwestorom jednocześnie, przy zachowaniu poufności całego procesu i osób w niego zaangażowanych.

9. Czy każdy użytkownik widzi dokładnie tą samą zawartość w aplikacji VDR?

Nie. Każdy użytkownik posiada swój indywidualny widok w ramach aplikacji. O tym, do których dokumentów będą mieli dostęp poszczególni użytkownicy, decyduje klient. Klient może także definiować bardziej zaawansowane uprawnienia do dokumentów, a mianowicie może zadecydować o tym, czy użytkownicy będą mieli możliwość zapisywania lub drukowania dokumentów. Uprawnienia te definiowane są dla konkretnego użytkownika i dla konkretnego dokumentu.

10. Co w sytuacji kiedy firma posiada wszystkie dokumenty tylko w wersji papierowej?

Jest to dość częste w przypadku transakcji z udziałem polskim podmiotów, szczególnie tych mniejszych. W takiej sytuacji, organizujemy proces skanowania. Skanowanie może odbyć się w centrum skanującym lub jeśli zajdzie taka potrzeba, w siedzibie klienta.

11. Czym VDR różni się od aplikacji Sharepoint?

Microsoftowe rozwiązanie Sharepoint to zestaw narzędzi  przydatnych w projektowaniu i wdrażaniu intranetowych portali przedsiębiorstwa oraz firmowych witryn w sieci Web. Aby dostosować go do konkretnych potrzeb Spółki często konieczne jest zaangażowanie informatyków, gdyż specyficzne dostosowania aplikacji wymagają umiejętności programowania w .NET.

Uruchomienie Sharepoint wymaga od spółki zaangażowania jej personelu, poniesienia nakładów na sprzęt i licencje, a także zorganizowanie wsparcia dla wszystkich użytkowników (także tych spoza spółki). Skorzystanie z usługi VDR eliminuje te wyzwania - użytkownicy mogą korzystać z aplikacji praktycznie od zaraz! Tym samym decyzja dotycząca użycia VDR bądź Sharepoint jest wyborem typu: robić samemu czy skorzystać z outsourcingu?

12. Czym VDR różni się od aplikacji do zarządzania dokumentacją?

Typowa aplikacja do zarządzania dokumentacją zawiera funkcje, które pozwalają na definiowanie tzw. workflow - osób niezbędnych do zatwierdzenia danego dokumentu oraz kolejności w jakiej mają one dany dokument zatwierdzać, a także umożliwiają śledzenie zmian wprowadzanych do dokumentów. VDR to prosta w obsłudze aplikacja dedykowana do Due Diligence - zawiera tylko te funkcje, które są niezbędne do przeprowadzania analizy spółki i żadnych dodatkowych funkcji.

13. Czy nie szybciej i łatwiej wysłać dokumenty e-mailem zamiast używać VDR?

Szybkość i łatwość jest w tych dwóch przypadkach porównywalna. Ale poziom bezpieczeństwa przesyłanej informacji już nie jest porównywalny - z korzyścią dla VDR oczywiście. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zastosowanych procedurach bezpieczeństwa, zapraszamy do sekcji „Bezpieczeństwo”.

14. Jaką mam pewność, że po zakończeniu Due Diligence dokumenty zostaną skutecznie usunięte z VDR?

Po zakończeniu współpracy nasz zespół wyłącza VDR dedykowany do danej transakcji - wpisując odpowiedni link w przeglądarkę, dowiesz się, że "wpisałeś nieprawidłowy adres www lub adres do projektu, który został zamknięty."

Standardowo po zakończeniu projektu dane archiwizowane są przez okres 3 miesięcy, na wypadek konieczności przywrócenia aplikacji VDR na życzenie klienta. Następnie dane są trwale usuwane z naszych serwerów.

15. Kto ma dostęp do dokumentów w ramach VDR?

Od strony użytkowników zewnętrznych, dostęp do dokumentów mają tylko osoby autoryzowane wskazane przez klienta.

Od strony pracowników naszej firmy, dostęp do dokumentów mają tylko osoby opiekujące się operacyjnie danym projektem. Zasady dotyczące dostępu do dokumentów przez naszych pracowników i ich bezpieczeństwa regulowane są wewnętrznymi procedurami naszej firmy, zgodnymi z normą ISO 27 001. Norma ta obejmuje standardy zarządzania bezpieczeństwem informacji w przedsiębiorstwie.

Ponadto, przed udostępnieniem nam dokumentów, podpisujemy z klientem umowę o zachowaniu poufności.